2011年度 特許包袋電子化アンケート結果

はじめに

企業等がどのような動機で特許包袋を電子化しようとし、電子化後にその目的を達成できたのか、さらに電子化をしたことで当初予期していなかった改善(または改悪)があったのかを知ることで、クライアントに適したさらなるサービスの提供とクライアント間における情報の共有を目的に、アンケートを実施しました。

以下、アンケート結果を報告します。

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概要

サンビジネスにより、特許包袋電子化を実施した22社にアンケートを行い、16社から回答を得ることができました。
なお、13社は最初に震災時における設問が設定しており、残りの3社と、一部設問に違いがありますが、集計の際には、可能なかぎり16社での数字を出すようにしました。そのため、設問の表記は、アンケートの文面と異なっています。

なお、パンフレット等における掲載の可否については、以下のとおりです。

はい 1
匿名であれば良い 15
いいえ 0

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アンケート結果

包袋を電子化したことでメリットがありましたか

「メリットがあった」が16社中15社でした。「情報の共有」など情報管理等に関することや、保管するための「スペース」「検索機能」などがあげられています。「(メリットが)なかった」も1社ありましたが、現時点では閲覧できない状況にあるためで、それでも紙包袋の電子データとして保険になっているとのことでした。

○コメントの概要

役に立ったこと理由(複数回答) 件数
情報の共有 4
社外での内容確認 2
情報アクセスの容易性 1
スペースの削減 3
スペース管理の容易性 1
倉庫代の節約 1
検索機能 2
しおりにより見やすくなった 2
部署が2カ所に分かれているが、しおりが非常に有効 1
検索スピードの向上 1
文書の整理 1
マネージメント層の管理面で有用 1
取り寄せの必要がない 1
紙によるやり取りがなくなった 1
送付の手間の削減 1
書類紛失の減少 1
管理ルールの標準化 1
役に立っていない理由
現状では、閲覧できないため活用できていない 1

○「問 包袋を電子化したことでメリットがありましたか」コメント集

【某大手合成紙メーカー 課長】
  • 紙の包袋では困難でしたが、包袋電子化により閲覧権限を付与された社内関係者は、随時必要に応じて電子された包袋を閲覧できるようになり便利になりました。
【某特許事務所 ご担当者様】
  • 書類の保管スペースを大幅に削減することができた。
  • 情報が、「しおり」により(細分化され)格納されているので見やすく、OCRテキストの検索機能により必要な情報を容易に取り出すことができる。
【某大手製薬会社A 課長】
  • 特許管理システムにファイルを格納したことで、出張先などで特許出願案件の詳細な内容を確認することが可能となった。
【某大手電気機器メーカー 部長】
  • 特に、マネージメント層での管理面において有用と考えます。ただし、単に、電子化されているということではなく、システムとしてファミリ情報の取得などがサポートされている場合についてです。
【某大手環境装置製造メーカー 主任】
  • 電子化していただいた包袋を、順次、社内のWeb閲覧システムに格納することにより、容易に情報の共有化を図れるようになり、非常に便利になりました。また、社外倉庫代も節約できるようになりました。
【某電子部品・半導体メーカー ご担当者様】
  • 現状では活用できていない。
【某大手総合化学メーカー 主幹】
  • 倉庫から取り寄せることなく、必要な書類を見ることが出来る。
【某大手製薬会社B 課長】
  • 4月からの事業再編に伴って知財部門が分散するが、電子化により情報共有が可能であり、非常に有益である。
【某大手通信メーカー 主査】
  • 出願経過情報の検索スピードが向上した。
  • 書類保管スペースを削減できた。
【大手ゲーム機器メーカー ご担当者】
  • 新システム導入と保管場所(社内・社外)の削減という目的を達成
【某大手タイヤ・ゴムメーカー 課長】
  • 特許・商標をPDF化したことで、部門間への紙によるやり取りが無くなった。
    当社は部署が平塚と東京で分かれているがしおりが非常に有効(サンビジネスさんの経験に基づいてつけて分けてくれているので我々の負担がない)。
【某大手総合印刷会社 ご担当者】
  • 書類を発明部門に送付する手間(書類コピー、社内便送付)が削減された。
  • 原則事務部門で特許事務所から届いた書類を電子化するので、担当のファイリング忘れによる書類紛失がなくなる。
  • 紙ファイルだと書類が時系列順にファイルされていないことがあったが、必ず時系列順に書類が閲覧できるようになった。

  • 紙ファイルだと原本一冊しか保管されないが、電子データは複数人同時アクセス可能なので、特許事務所等から問い合わせがあった場合に担当者以外(事務部門等)でもすぐに内容を把握することができる。
【某大手自動車部品メーカー ご担当者様】
  • 検索で探しやすい等の電子化のメリットはもちろんのこと、下記のような副次的な効果もあります。
  • 当社は電子包袋と紙包袋を併用しているため、紙包袋用の保存スペースが必要となっています。電子化を進めることによってスペース管理が容易にできるようになりました。
  • また、包袋の電子化に伴い電子化後の廃却作業が発生し、包袋自身の管理ルールを改めて見直すきっかけになりました。今までは各包袋の中身の管理は各担当者に委ねられていたのですが、電子化を機に管理ルールと管理マニュアルを整備し、標準化ができたと思います。
【某大手輸送用機器メーカー 課長】
  • 「スペースセービング」と同時に、「弊社導入済みの特許管理システムの包袋管理機能」利用。
  • ページ数が多い外国案件はシオリ付としたので、紙包袋に比べて見るべき個所を探し易くなりました。
【某大手精密機器メーカー マネージャー】
  • 保管スペースを遠隔地に確保し、手元に保管する必要がなくなった。
  • 時間短縮された。
  • 必要な時に必要な人間(想定外)が閲覧できるようになった。

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特許包袋電子化は震災の際、役に立ったか

「(震災の)影響はなかった」が7割程度を占めています。これは、震災による被害が特になかったためだと考えられます。

○コメントの概要

役立った理由 件数
バックアップが複数あるので、心配せずにすんだ 1
紙が散乱する危険を回避できた 1
影響はなかったコメント
影響がなかった 2
活用方法に変化がない 1
被害がなかった 1
保管場所が知財部門と同じビル内のため 1
その他
遠隔地保管を実行 1
記述無回答
記述無回答 8
16

○「問 特許包袋電子化は震災の際、役に立ったか」コメント集

【某大手電機・家電製品メーカー 部長】
  • 震災後の自宅勤務体制時において、自宅から、会社のサーバーに保存された案件の内容を確認することができたので、自宅勤務を効率よく行うことができた。
【某大手合成紙メーカー 課長】
  • 幸い今回の震災での直接的な被害はありませんでしたが、万一に備え電子化された包袋(随時更新)はバックアップを複数個所に保管していますので重要な書類を喪失するかもしれないという、いらざる心配をせずにすみました。
【某特許事務所 ご担当者様】
  • 停電にならなかった。
  • (紙)ファイルで包袋管理していたものが棚から崩れ落ち散乱したが、電子化していたことにより最小限の被害で留まった。
【某大手製薬会社A 課長】
  • 震災の影響があまりなかった。
【某大手電子部品・半導体メーカー ご担当者様】
  • 震災前と震災後で活用方法に変化はない。
【某大手総合化学メーカー 主幹】
  • 震災で特に被害がなかった。
【某大手自動車部品メーカー ご担当者様】
  • 幸い当社は被災の程度が小さかったため、特に影響はありませんでした。
【某大手通信メーカー 主査】
  • 紙ベースでの包袋管理の場合、棚が倒れたり、棚の書類が崩れ落ちることで書類が散乱する危険があったが、そのような事態を回避できた。
【某大手総合印刷会社 ご担当者】
  • 書類の保管場所は知財部門居室と同じビル内ですので、仮に電子化していなかったとしても知財部門は影響を受けませんでした。
  • 発明部門においても、書類保管場所から書類が取り出せなくなる、社内便が不通になるなどの話も聞いていませんので、特に影響を受けてないと思います。
  • むしろ計画停電で一時的にサーバーが停止し、電子化の悪い影響がありました。
【某大手精密機器メーカー マネージャー】
  • 遠地保管を実行している。
  • 知財ワークフローと関連付けすることにより、有効になる。

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電子化実施後の要望等

「包袋を電子化したことで不便になったことや改善点があれば記載をお願いいたします」等の設問に対して、当社に対する要望等をまとめたものです。3割程度から要望等がありましたが、いずれも電子包袋そのものに対するものではありませんでした。

○コメントの概要

包袋電子化実施後の要望等(複数回答あり)
追加情報を加えるための手引書が欲しい
共願案件、特に先方ハンドリング案件については、電子化を社内でやる必要があることが工数上、問題がある
特許情報管理システムに包袋がリンクできていないため、活用できていない
1件ずつのリンク作業には時間がかかるが、費用対効果を考えると、二の足を踏んでいる
電子化のためのデータ入力にコストがかかる
データ入力コストとの兼ね合いからすべての書類(全履歴)を電子化できないので、情報に欠落がある
完全に電子化した場合、停電時に支障が出る恐れがある
データベースのセキュリティ管理に工夫が必要
インターネット出願ソフトと、特許管理ソフトとの連携が取れれば非常に便利になると思う

○「問 電子化実施後の要望等」コメント集

【某特許事務所 ご担当者様】
  • 電子化後に生じた追加情報を所内で処理対応できるよう、指導(手引書)が欲しい。
【某大手電気機器メーカー 部長】
  • 共願案件、特に先方ハンドリング案件については、電子化を社内でやる必要があることが工数上、問題となっています。
【某大手電子部品・半導体メーカー ご担当者様】
  • 特許情報管理システムに包袋がリンクできていないため、現状活用できていません。ただし、紙包袋の電子データとして保険にはなっています。
  • 1件ずつのリンク作業には時間がかかります。外部に委託する費用(または派遣社員を一時的に雇うか)と実際に使用することによって得る効果を考えると、二の足を踏んでしまっている状況です。
【某大手通信メーカー 主査】
  • 電子化のためのデータ入力にコストがかかる。
  • データ入力コストとの兼ね合いからすべての書類(全履歴)を電子化できないので、電子閲覧の情報に欠落がある。
  • フォルダ化、ソート機能、書類タイトル編集機能を強化してほしい。
【某大手タイヤ・ゴムメーカー 課長】
  • 透明テキストにつきPDFファイル化を標準として欲しい(価格を今と同じに)。
【某大手自動車部品メーカー ご担当者様】
  • 当社は完全に電子化しているわけではないので、特にこれといって不便はございませんが、完全に電子化した場合は、今回のような震災に伴う停電時には業務に支障が出る恐れがあると思います。
【某大手精密機器メーカー マネージャー】
  • 電子データを保管するデータベースのセキュリティ管理に工夫が必要。
  • OCRでの電子化が安価にできると良いと思います。
【某大手輸送用機器メーカー 課長】
  • 進行中案件の電子包袋化の効率的な運用方法について、ご提案がありましたら、お願いしたいと思います。

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その他

○その他のコメント集

【某特許事務所 ご担当者様】
  • 電子化処理に時間がかかる。⇒この間、書類に動きがあった場合に対処できない。
【某大手電機・家電製品メーカー 部長】
  • 提出書類のPDF化や、サーバへのuploadの手間が増えた。インターネット出願ソフトと、特許管理ソフトとの連携が取れれば非常に便利になると思う。
【某大手総合印刷会社 ご担当者】
  • 画面で見ることができない書類は結局プリントアウトするので印刷の手間がかかる

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まとめ

16社中、特許包袋電子化により「メリットがあった」の企業は15社で、9割を占める一方、「(メリットが)なかった」も1社ありました。ただし、その1社の場合は、アンケート時において電子包袋を閲覧する環境が整備されていないためであり、電子データとしての保険にはなっています。

最近は、係属中の案件を電子化して特許管理システムのワークフロー機能を使用し、電子データで運用される企業が増えてきました。2002年からスタートした弊社の特許包袋電子化サービスは、電子データでの運用を強く意識したものでありましたが、今回のアンケートでも、そのような評価を得られたと実感できました。

2012年 1月

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